Światowy Dzień Kreatywności i Innowacji - Część 1
Mark Twain kiedyś powiedział, że człowiek z nowymi pomysłami jest postrzegany jako szaleniec, dopóki nie odniesie sukcesu. Dzisiaj, z perspektywy lat, ta dewiza może być stosowana do działu IT i rozwoju firmy Koimex.
Z okazji Światowego Dnia Kreatywności i Innowacji postanowiliśmy wspomnieć o naszych ambitnych projektach rozwojowych, a także zasygnalizować nadchodzące technologiczne zmiany.
Rok 2010 był przełomowy dla nas, gdy cała flota została wyposażona w telematykę, zawierającą nie tylko GPS, ale także dane z magistrali CAN, skany dokumentów, klikane czynności, raporty i obraz tachografu online. Choć była to spora inwestycja, byliśmy pewni, że szybko się zwróci.
Mimo uwag, że to tylko nowy gadżet, zbyt drogi i niewiele przydatny, trwaliśmy przy swoim, tworząc procedury organizacyjne oparte na nowych narzędziach. Dbałość o proste raportowanie i rozliczanie było priorytetem. Po sześciu miesiącach wykorzystaliśmy większość możliwości systemu, który był ogromny i rozbudowany jak na tamte czasy.
Zdecydowaliśmy, że nadszedł czas na kolejny krok.
Telematyka była interesująca, ale była to wyłącznie techniczna platforma. Umożliwiała poprawę komunikacji, przesyłanie zadań i odbiór skanów. Generowała wiele różnych alertów, kontrolowała położenie i czas pracy, jednak to było niewystarczające. Marzyliśmy o centralizacji całej firmy w jednym miejscu.
Chcieliśmy, aby kierowcy wykonujący zadania byli widoczni jednocześnie dla działu spedytora, księgowości, rozliczeń paliwa, działu technicznego i osób odpowiedzialnych za terminy tachografu. Ponadto, każdy dział miał widzieć kierowcę, pojazd i zadanie w sposób dedykowany, unikając nakładania się na siebie oraz przeglądając tylko informacje istotne dla nich, bez konieczności zatracania się w nadmiarze danych z telematyki. Szybko okazało się, że na rynku istnieją systemy TMS. Aplikacje do zarządzania wszystkim i wszystkimi.
Jednakże, pojawiły się trzy problemy: każdy system TMS działał w inny sposób, co wymagałoby gruntownej reorganizacji naszej firmy, każdy system TMS miał taką cenę, że nie przynosił wartości dodanej dla przedsiębiorstwa, a nie każdy system TMS integrował się z naszą telematyką.
W skrócie, ogromne rozczarowanie.
Dużo obietnic zmian i ulepszeń, które miały być specjalnie dla nas, abyśmy podpisali umowę, a wszystko miało być gotowe na jutro. Niestety tak się nie stało. Doszliśmy do wniosku, że mamy wiedzę o transporcie, organizacji, a w naszym zespole są osoby z doświadczeniem w technologii, programowaniu i bazach danych. Ostatecznie, ta wiedza nie jest tajemnicą. Postanowiliśmy stworzyć najlepsze narzędzia samodzielnie, które są nam potrzebne.
Mimo tego, że przez kilka tygodni nie odpowiadaliśmy handlowcom, którzy poświęcali nam dziesiątki godzin prezentując swoje rozwiązania, niektórzy z nich nawet nas odwiedzili. Usłyszeliśmy komentarze typu: "Jak to sami tworzycie? Przecież nie macie pojęcia!", "Zobaczymy się za pół roku", "Nie, nie, z arkuszami kalkulacyjnymi to nie osiągniecie sukcesu".
To jednak nie zniechęciło nas i konsekwentnie, każdego dnia, krok po kroku, kontynuowaliśmy naszą drogę naprzód.
W 2011 roku wprowadziliśmy integrację z naszą telematyką. System automatycznie zbierał i przetwarzał dane do dalszego wykorzystania. W połowie roku uruchomiliśmy programy „karta drogowa 1.0” i „karta paliwowa 1.0”, które gromadziły informacje lokalizacyjne i tachograficzne, a następnie generowały wynagrodzenia, nadgodziny, delegacje i zużycie paliwa zgodnie z naszymi ustalonymi procedurami. Choć proces zautomatyzowano, metody pozostały niezmienione. Funkcja rozliczeń została ograniczona do kontroli wyników. Wyniki były imponujące, wymagały zaangażowania, kreatywności i innowacji. Projekt został zrealizowany w ramach budżetu serwerowego, a korzyści? Pozostawiamy ocenę każdemu. Okres rozliczeniowy skrócił się z trzech miesięcy do jednego. Natychmiastowe rozliczenia podróży służbowych. Zminimalizowano nakład pracy. Zadowolenie pracowników było widoczne. Oczywiście, nie obyło się bez trudności i chwil zwątpienia. To zawsze towarzyszy podążaniu za nowymi rozwiązaniami, tam, gdzie jeszcze nikt nie był.
Sukces pobocznego systemu rozliczeniowego tylko zwiększył nasze ambicje. Prace posunęły się naprzód. Nadszedł czas na spedycję. Było to o wiele łatwiejsze, ponieważ nie byliśmy ograniczeni przez mnóstwo przepisów. Mogliśmy wykorzystać naszą kreatywność, ponieważ przez lata wypracowaliśmy innowacyjne podejście do organizacji spedycji, nic nas nie powstrzymało – musieliśmy jedynie przenieść ją na ekrany. To właśnie zrobiliśmy. Dzięki temu spedycja operowała na swoich widokach, zestawieniach oraz planerach, a system współpracował z telematyką, księgowością i fakturami. Misja zakończyła się sukcesem.
W 2014 roku doszło do momentu, kiedy nasza kreatywność nieco wyprzedziła możliwości. Wówczas zdecydowaliśmy się zwiększyć liczebność działu IT. Dzięki temu zespół programistów mógł zrobić więcej niż pojedynczy programista pracujący między innymi zadaniami. Nasz TMS zyskał nowe funkcje i został przeniesiony na nową platformę, poszerzony o nowe moduły. Aktualnie system nasz składa się z ściśle współpracujących modułów, takich jak flota, spedycja, płace, kontroling, fakturowanie, ubezpieczenia i kilka innych mniejszych. Moduły planistyczne zawierają sedno naszego opracowanego modelu pracy i podziału geograficznego, co pozwoliło zachować nasz charakterystyczny model planowania. Pozostałe czynności zaczęły się realizować praktycznie automatycznie. Naszym celem było uniknięcie marnowania czasu na rutynowe zadania, które mogą wykonać maszyny.
Wszystko to miało miejsce w poprzedniej dekadzie. Uważamy, że w pewnym momencie, w tej technologicznej wyścigowej atmosferze, udało nam się wyprzedzić wszystkich. Codziennie słyszeliśmy propozycje "możemy wam sprzedać to lub tamto", ale zauważyliśmy, że mamy to już wszystko. Bez umów, abonamentów, subskrypcji - co ważniejsze, wszystko było dostosowane do naszych potrzeb.
Podsumowując, Koimex zainwestował w telematykę w 2010 roku, a rok później zdecydował się stworzyć własne narzędzia zarządzania. Po integracji z telematyką, opracowano system rozliczeń i system spedycji, co przyniosło efektywność, automatyzację procesów i zadowolenie pracowników. Rozwój systemu w latach następnych przyniósł nowe funkcjonalności i moduły, umożliwiające kompleksowe zarządzanie firmą. Dzięki kreatywności i innowacyjności, Koimex przoduje w technologicznych rozwiązaniach dla transportu.